Salutare Națiune!

Deunăzi, cum hoinăream eu așa pe internet fără un scop anume, am dat de un subiect care mi s-a părut interesant și educativ totodată. Este vorba despre cum se scrie un email, Știm cu toții că marea majoritate dintre noi, atunci când trebuie să scriem un email mai bine de jumătate din timp ne pierdem în detalii sau în texte lungi și nerelevante care de cele mai multe ori mănâncă din timpul prețios a celor ce le trimitem emailul. Așa că am pus deoparte acel articol pentru sfârșitul săptămânii și acum, iată-mă gata să vă împărtășesc și vouă prețioasa lecție descoperită printr-un articol preluat, tradus și prelucrat integral. Voi pune link către sursa articolului scris de David Masters, la data de 22 octombrie 2020, la finalul articolului. Aceste fiind spuse, să trecem la treabă:

Cum să scrii emailuri clare și precise

 

E-mailul este metoda principală de comunicare pentru majoritatea dintre noi. E-mailul este grozav deoarece nu trebuie să fii disponibil în același timp ca partenerul tău de conversație pentru a comunica. E-mailul ne permite să continuăm proiectele la care lucrăm atunci când colegii noștri sunt indisponibili sau în cealaltă parte a lumii.

Există însă o problemă: majoritatea dintre noi este copleșită de numărul de e-mailuri primit. O persoană care se folosește de email pentru afaceri, primește peste 100 de emailuri pe zi, potrivit unui raport publicat de Grupul Radicati.

Mai mult de atât, emailurile sunt foarte frecvent neînțelese. Un studiu recent al  Sendmail a constatat că 64 % dintre oameni au trimis sau primit un e-mail care a provocat neintenționat furie sau confuzie.

Din cauza volumului de e-mailuri pe care le trimitem și primim, și pentru că e-mailurile sunt adesea interpretate greșit, este important să scriem e-mailuri în mod clar și concis.

Redactarea e-mailurilor care sunt scurte si la punct va reduce timpul petrecut pe e-mail și vă va face mai productiv. Menținând email-urile scurte, probabil veți petrece mai puțin timp cu acestea și mai mult timp pe alte sarcini. Acestea fiind spuse, scrisul în mod clar este o abilitate. La fel ca orice altă abilitate, va trebui să lucrați la ea. Pentru început, trebuie știut faptul că redactarea unui e-mail scurt poate dura la fel de mult ca redactarea unuia lung. Însă chiar dacă acesta este cazul, vă veți ajuta colegii, clienți sau angajații sa fie mai productivi, pentru că veți adăuga mai putina dezordine în inbox-ul lor, ceea ce va face mai ușor pentru ei să răspundă.

Prin redactarea clară, veți deveni cunoscut ca cineva care știe ceea ce vrea și care își duce sarcinile până la final. Ambele sunt indicatori buni pentru perspectivele în cariera dumneavoastră.

Așadar, de ce avem nevoie pentru a scrie e-mailuri clare, concise și profesionale?

Cunoaște-ți Scopul

E-mailurile clare au întotdeauna un scop clar.

Ori de câte ori vă așezați pentru a scrie un e-mail, alocați-vă câteva secunde să vă întrebați: “De ce îl trimit? Ce am nevoie de la destinatar?”

În cazul în care nu știți cum să răspundeți la aceste întrebări, atunci nu ar trebui să trimiteți acest e-mail. Scrierea e-mailurilor fără să știți de ce aveți nevoie, este o pierdere de timp atât pentru dumneavoastră cât și pentru destinatar și vă va veni greu să vă exprimați clar și concis.

Tot acum este de asemenea un moment bun să te întrebi: “Este acest e-mail cu adevărat necesar?” Încă odată menționăm, doar trimiterea de emailuri care sunt absolut necesare arată respect pentru persoana căruia îi scrieți.

Utilizați Regula “Un Singur Lucru”

E-mailurile nu sunt la ca întâlnirile de afaceri. La întâlnirile de afaceri, cu cât sunt discutate mai multe subiecte, cu atât este mai productivă întâlnirea.

În e-mailuri, este exact invers. Cu cât includeți mai puțin în email-uri, cu atât va fi mai bine.

Din acest motiv este o idee bună să practicați regula “un singur subiect”. Faceți din fiecare e-mail pe care îl trimiteți să fie despre un singur subiect. În cazul în care aveți nevoie de a comunica despre un alt proiect, scrieți un alt e-mail.

Practică Empatia

Empatia este abilitatea de a vedea lumea prin ochii altei persoane. Când faceți acest lucru, veți înțelege gândurile și sentimentele lor.

Atunci când scrieți e-mailuri,  gândiți-vă  la cuvintele dumneavoastră din punctul de vedere al cititorului.  În rest, puneți-vă următoarele întrebări:

  • Cum s-ar interpreta, când cineva ar citi această propoziție?
  • Cum m-ar face pe mine să mă simt dacă aș primi o asemenea propoziție?

Empatia este un truc simplu pentru modul în care scrii. Însă când te gândești la alte persoane vei transforma modul în care aceștia îți răspund.

Iată un mod empatic de a privi lumea pentru a vă ajuta să începeți. Majoritatea oamenilor:

  • Sunt ocupați. Nu au timp să ghicească ce dorești și ar dori să fie capabili să citească și să răspundă la emailul dumneavoastră rapid.
  • Apreciază un compliment.  În cazul în care puteți spune ceva pozitiv despre interlocutori sau despre munca lor, este cazul să o faceți. Cuvintele voastre nu vor fi de prisos.
  • Le place să li se mulțumească. Dacă destinatarul v-a ajutat în orice fel, nu uitați să mulțumiți . Trebuie să faceți acest lucru chiar și atunci când este meseria lor de a vă ajuta.

Utilizați Introducerile Scurte

Atunci când trimiteți email-uri cuiva pentru prima dată, trebuie să informați destinatarul cine sunteți.  Puteți face asta, de obicei, într-o singură propoziție. De exemplu: “A fost grozav să ne întâlnim la [evenimentul X].”

O modalitate de a menține introducerile scurte este să le scrieți ca și cum v-ați întâlni față în față. Nu cred că ați ține un monolog de cinci minute la întâlnirea cu cineva în persoană,  deci nu o faceți nici în e-mail.

Nu sunteți sigur dacă este nevoie de o introducere? Poate că ați contactat destinatarului înainte, dar nu sunteți sigur dacă își amintește sau nu de dumneavoastră, puteți să vă identificați la finalul e-mailului. Acest lucru este ideal pentru că:

  • Veți menține e-mailul cât se poate de succint.
  • Se vor evita anumite neînțelegeri. Dacă vă prezentați din nou e posibil să pară nepoliticos sar în cazul în care destinatarul nu este sigur dacă vă cunoaște,  atunci poate să verifice cine sunteți la finalul e-mailului.

Apropo de semnătura de la final, asigurați-vă că ați creat una. Este o modalitate de prescurtare a informațiilor despre dumneavoastră care ar trebui să fie inclusă în orice e-mail. Punând aceste informații în semnătura dumneavoastră, veți menține email-urile scurte.

Semnătura dumneavoastră trebuie să includă:

  • Numele dumneavoastră
  • Funcția dumneavoastră.
  • Un link către site-ul dvs.

Opțional, ați mai putea include link-uri de la conturile dvs. de socializare, precum și o descriere scurtă despre cum ajutați oamenii.

Limitați-vă la cinci propoziții

În fiecare e-mail pe care îl scrieți, trebuie să utilizați atâtea propoziții cât să comunicați ce aveți nevoie și nimic mai mult. Un obicei util aici este de a te limita la cinci propoziții.

Antreprenorul Guy Kawasaki explică:

Mai puțin de cinci propoziții este abrupt și nepoliticos iar mai mult de cinci propoziții irosește timp.

Vor fi cazuri când va fi imposibil să mențineți un email la cinci propoziții. Însă în majoritatea cazurilor, cinci propoziții sunt suficiente.

Adoptați disciplina de cinci propoziții și veți începe să scrieți e-mailuri mult mai rapid. Veți obține, de asemenea, mult mai multe răspunsuri.

Nu sunteți sigur dacă redactarea unui e-mail în cinci propoziții este posibilă? Atunci continuați să citiți mai departe acest articol.

Rămâneți la o Structură Standard

Care este cheia pentru menținerea scurtă a email-urilor? Folosind o structura standard. Acesta este un șablon pe care să îl folosiți pentru fiecare e-mail.

Urmând o structură standard vă va ajuta atât la păstrarea email-urilor scurte cât și la redactarea mai rapidă a acestora.

În timp, veți dezvolta o structură proprie care funcționează cel mai bine în situația dvs. Iată o structură simplă pentru început:

  • salutarea
  • un compliment sau o lingușire
  • motivul trimiterii email-ului
  • îndemnarea la o acțiune
  • o formulă de încheiere
  • semnătura

Să ne uităm la fiecare dintre acestea mai profund.

Salutarea. Aceasta va fi în primul rând din e-mail. “Salut, [Prenume]” este un mesaj de salut comun.

Un compliment sau o lingușire Atunci când scrieți cuiva un email pentru prima dată, un compliment este un mod excelent de a începe . Un compliment scris în mod adecvat poate servi și ca o introducere. De exemplu:

  •  “Mi-a plăcut prezentarea dvs. despre [subiect] din [data].”
  •  “Consider postarea despre [subiect] de pe blogul dvs. a fi foarte utilă și mi-a fost de mare ajutor.
  • “A fost o plăcere să vă cunosc la [eveniment].”

Complimentul sau lingușirea. Dacă scrieți cuiva pe care îl cunoașteți, atunci folosiți o lingușire. O lingușire este de obicei o variație a lui “Sper că ești bine.” În mod alternativ, puteți să le mulțumiți pentru că v-au ajutat anterior cu ceva sau pentru informații pe care le-au trimis într-un e-mail anterior.

Vinay Patankar a explicat pe blogul Abstract Living:

Ar trebui ca ÎNTOTDEAUNA să continuați cu un compliment după mesajul de întâmpinare. Întotdeauna fără excepție. Fixați-vă acest obicei, pentru că ar trebui să vină natural la fiecare e-mail pe care îl veți scrie. Nu există niciun motiv pentru care nu ați scrie un compliment în orice e-mail. Nu aveți nimic de pierdut prin adăugarea unui compliment. Îi va face pe oameni mai tentați să citească restul email-ului, va înduioșa criticii, și va emoționa pozitiv pe oricine. Cei mai mulți pur și simplu vor ignora, dar pentru două secunde din timpul tău, cu siguranță se merită.

Motivul trimiterii email-ului. În această secțiune puteți spune așa, “Vă scriu acest email pentru a întreba despre…” sau “Voiam să vă întreb dacă ați putea să mă ajutați cu…” Veți avea uneori nevoie de două propoziții să explicați motivele email-ului.

Îndemnare la acțiune. După ce le-ați explicat motivul pentru scrierea email-ului, să nu presupuneți că destinatarul va ști ce să facă. Oferă instrucțiuni specifice. De exemplu:

  • “Ați putea să îmi trimiteți acele fișiere până joi?”
  • “Ați putea să îmi scrieți în următoarele două săptămâni?”
  • “Vă rog să îi scrieți lui Jan despre acest lucru, și să-mi spuneți când va fi gata.”

Structurarea cererii tale ca o întrebare încurajează destinatarul să răspundă. Alternativ, puteți utiliza replica “să-mi spuneți când ați făcut asta” sau “să-mi spuneți dacă asta e bine cu tine.”

Încheierea. Înainte de a încheia e-mailul, asigurați-vă că ați inclus o replică de încheiere. Aceasta are scopul dublu de reiterarea îndemnării la acțiune  și de a face destinatarul să se simtă bine.

Exemple de replici de încheiere includ printre altele:

  • “Vă mulțumesc pentru tot ajutorul dvs. “
  • “Aștept cu nerăbdare să aud ceea ce credeți.”
  • “Spuneți-mi dacă aveți întrebări.”

Formula de final. Această poate fi

  • “Cu respect,”
  • “Cu stimă ,”
  • “Toate cele bune,”
  • “Mulțumesc.”

Mereu însoțită numele dvs.

Folosește Cuvinte , Propoziții și Paragrafe Scurte

În1946, George Orwell a sfătuit toți scriitorii:

Nu folosiți niciodată un cuvânt lung în situația în care puteți folosi unul scurt.

Acest sfat este și mai relevant astăzi, mai ales atunci când scriem e-mailuri.

Cuvinte scurte arată respect față de cititor. Folosind cuvinte scurte, veți îndeplini scopul de a vă face mesajul ușor de înțeles.

Același lucru este valabil și pentru propoziții scurte sau paragrafe. Evitați înșiruiri lungi de text dacă doriți ca emailul să fie clar și ușor de înțeles. Acest lucru ne duce la altă regulă a lui George Orwell, care vă poate ajuta să mențineți propozițiile cât mai scurte:

În cazul în care este posibil să scoateți un cuvânt din propoziția scrisă, întotdeauna să o faceți.

Odată ce ați structurat emailul dvs. standard, scoateți orice propoziție ca să scurtați textul cât de mult posibil.

Utilizați Diateza Activă

George Orwell din nou:

Nu folosiți niciodată diateza pasivă în cazul în care aveți posibilitatea să utilizați diateza activă.

În scris există două tipuri de diateză, active și pasive.

Iată o propoziție în diateza activă:

Arunc mingea.

Iar aici, este aceeași propoziție la diateza pasivă:

Mingea este aruncată [de mine].

Diateza activa este mai ușor de citit. Se încurajează de asemenea acțiune și responsabilitate. Acesta este cazul deoarece în vocea activă, propozițiile se concentrează pe persoana care acționează. La diateza pasivă, propozițiile se concentrează pe obiectul asupra căruia se acționează. La diateza pasivă, poate părea că lucrurile se întâmplă de la sine. Cu diateza activă, acțiunea se întâmplă numai atunci când oamenii se implică.

Recitește Email-ul

Filozoful francez Blaise Pascal a spus:

Dacă aș fi avut mai mult timp, ți-aș fi scris o scrisoare mai scurtă.

Cu alte cuvinte, scrierea de emailuri scurte poate fi mai dificilă decât scrierea celor lungi.

Parte din munca grea de a scrie e-mailuri scurte constă în recitirea atentă. Citește emailul cu voce tare, pentru a verifica punctuația și pentru a corecta greșeli gramaticale. Întreabă-te:

  • Este cererea mea clară?
  • Ar putea exista neînțelegeri?
  • Cum aș recepționa mesajul dacă aș fi eu destinatarul?

Șterge orice cuvânt, propoziție sau paragraf inutil pe măsură ce recitiți.

Amintiți-vă, Nu Mai Aveți Cincisprezece Ani(pentru adulți)

Dacă doriți să vă arătați personalitatea în email, lăsați acest aspect să reiasă subtil prin stilul dvs. de scris. Nu utilizați emoticon-uri, abrevieri de chat (cum ar fi LOL), sau fonturi și fundaluri colorate. În timp ce acestea ar fi fost importante în email pe timpul adolescenței, ele nu sunt adecvate într-un context profesional.

Singura situație când este potrivit să utilizați emoticoane sau abrevieri de chat este atunci când răspundeți în stilul interlocutorului.

Scrieți Cum Vorbiți

Emailul este un mod de comunicare mai puțin formal decât scrierea unei scrisori sau chiar decât un apel telefonic. Scrierea în felul în care vorbiți vă va face să păreți mai plăcut și mai prietenos. De asemenea, vă ajută să păstrați emailul scurt. La urma urmei, puțini dintre noi vorbesc în paragrafe lungi interminabile.

În plus, asigurați-vă e-mailurile dvs. reflectă cine sunteți în lumea reală. În cazul în care nu i-ați spune unei persoane ceva față în față, nu i-o spuneți într-un email. Și nu uitați de maniere. “Vă rog” și “Mulțumesc” au un efect puternic și vă pot aduce câștig și respect.

Acum e rândul tău

Care sunt sfaturile dvs. pentru a scrie e-mailuri clar și profesional? Scrieți în comentariile de mai jos.

Traducere și adaptare, Vasile Manole.

Sursa originală de pe internet: How to Write Clear and Professional Emails

 

Similar Posts

0 0 votes
Article Rating
Subscribe
Notify of
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments